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Zoom研修 運営ガイドブック

Zoomは、オンライン研修でもっともよく使用され、導入の手軽さとは裏腹に多機能であります。
また、オンライン研修では、集合・対面型の研修とは違った、ノウハウが事細かにネット上で共有されております。その一部を主に講師や運営に携わる方へ向けて、共有させていただきます。

このやり方が知りたい、などのご相談があれば、そちらも今後、調べて共有していきたいと思います。

Zoom研修 運営ガイドブックのお伝えする範囲

研修ファシリテーションに関すること (5)

オンライン研修における、最適な運営人数の考え方です。

理想は講師1名、サポート2名の3人体制。
最低でも講師1名、サポート1名の2人体制。

前提として、講師1名に対して、受講生は25~30名以下が望ましく、それを基本1クラス単位とします。
一方向の座学であれば、それ以上の人数でも対応は可能ですが、ワークや質疑応答、受講者の理解度を把握しながら進める研修においては、やはり25~30名以下が望ましいと、実務経験から多く声が上がってきました。

その1クラスに対して、講師の他に、オンラインに欠かせない機材やアプリケーションの操作を補助するサポートが必要になります。

予算の制約や、研修にて展開されるカリキュラムを、オンライン上で再現する、その難度によってサポートが不要の場合もあり得ますが、講師が機材操作とPCトラブルに強い場合でない限り、サポートは1名以上いることが望ましいです。

Zoom研修 運営ガイドブック 目次

1.投票機能をつかう
2.チャットに思ったこと、疑問を書いてもらってひろう
3.ビデオ映像ごしにジェスチャーをしてもらう
4.(ホスト側が)マイクミュートを解除して、突然指名する
5.ブレークアウトセッションをする(共有&アウトプットさせる)

立教大学 経営学部 中原淳研究室  ハードルをあげずに行うオンライン授業より

立教大学 経営学部 中原淳研究室で公開されている内容です。
より細かな内容は、こちらの引用元からダウンロード可能です。
http://www.nakahara-lab.net/blog/archive/11472

受講生をあきさせない(ファシリテーションのポイント)
・参加者にとにかく反応してもらう(チャット&映像)
・とにかくリアクションはオーバーに(参加者もそれに合わせてくれる)
・ときどき参加者の名前を呼んで指名する(適度な緊張感)
・アウトプットの場を多く設ける(一体感ができる)

Zoom研修 運営ガイドブック 目次

・ブレークアウトルームに分かれる前に全ての説明を終える。
・チャットに文字で手順を残してからブレークアウトルームに受講者を送り出す。
・個人ワーク→グループワーク→クラス共有 と進めるときは、

1.個人ワークまでをメインルームで実施。
2.グループワークブレークアウトルームで実施(発表者までを決めておく)。
3.クラス共有メインルームに戻して、講師からグループを指名して、グループの発表者が発表する。

・ブレークアウトルームに移動する前に、「最初にグループメンバー間で手順を再確認してね」とすると、グループ内での呼吸合わせができる。

Zoom研修 運営ガイドブック 目次

Zoomでは、ブレイクアウトルームに移動する際、メインルームとブレイクアウトルームは切り離され、互いに音声が聞こえることはありません。

他社サービスにMicrosoft TeamsやGoogle meetがあります。

特にGoogle meetは、いくつも部屋をURLで管理し、複数のミーティングルームを立ち上げて簡易ブレイクアウトルームを実現できますが、その際には、マイクミュートをしないと、開いている全部のミーティングルームに音声が伝わります。

何が困るかというと、メイン会場のミーティングルームにて、講師と運営事務局が次の段取りを確認している声や、他のミーティングルームの声が入ってきて、せっかく集中してワークを行っている受講生の集中力を妨げるからです。

Zoomだけではなく、他社サービスも使用することがある場合、その使い分けに頭を悩ませるよりも、受講生がワークを行う時、「講師がその場にいない」といった状況を作り出したい時は、一貫してカメラとマイクをオフにする習慣付けを行うほうが良いでしょう。

また、講師と運営事務局のやりとりは、メインミーティングルームでは行わず、別の連絡方法が取れないかを、あらかじめ検討ください。

Zoom研修 運営ガイドブック 目次

Zoomでは、スマホ、タブレット、Webブラウザ、PCやMacのデスクトップアプリ、など複数のデバイスで利用が可能です。しかし、スマホ、タブレット、Webブラウザでのミーティング中に、チャットを介してのファイルが受信できません。

引用元: スマホ、タブレット、Webブラウザでミーティング中に、チャットを介してファイルを受信できません – Zoom-Support

つまり、受講生から提出物を受け取る際には、多様なデバイスからアクセスされることを考慮する必要があります。研修カリキュラムを検討するにあたって、事前にどのようにして提出物を受け取るかのプランニングをお忘れなく。(ファイル送信についての検討も必要ですね!)

解決策:
共有ファイルストレージや、専用のメールアドレスでの受信。
会社によってセキュリティ条件が異なりますので、可能な選択肢のヒアリングを行ってください。

Zoom研修 運営ガイドブック 目次

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テクニカルに関すること (7)

zoomのミーティングURLをクリックすると、自動でアプリケーションのダウンロードがされる場合があります。
そのデータをインストールすることで最新バージョンになります。

それ以外に、zoomのサイトに訪問し、最新のバージョンをダウンロードする方法があります。

  1. https://zoom.us/downloadをクリック
  2. 「ミーティング用Zoomクライアント」の「ダウンロード」をクリック
  3. PCのダウンロードフォルダに格納された「ZoomInstaller.exe」をダブルクリック
  4. イニシャライズのバーが表示され、インストールがはじまります
  5. 自動でインストールが終了し、zoomが起動します

以上です。

zoomで、Powerpointの.pptファイルを画面共有する際、スライドショーを開始すると、全画面スライドショーになってしまい、参加者の顔が見えなくなります。

対処方法:
2つのディスプレイで運営する。
その際の設定。

  1. スライドショータブを選択
  2. モニター:プライマリーモニターを選択
  3. 「発表者ツールを使用する」のチェックをはずす。



スライドショーの注意点

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オンライン研修であっても、配信場所のホワイトボードを使用するシーンがあります。

しかし、インカメラでホワイトボードを映した際に、文字が反転して読みづらい状態になっていることがあります。

対処方法:

  1. zoomの設定にて「ビデオ」を選択
  2. 「マイビデオ」の中の「マイビデオをミラーリング」をOFF

 

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オンライン研修で、zoomのブレイクアウト中に受講生へ一斉に連絡をしたい場合があります。
時間配分の変更や、議題の追加、講師からのヒントなどなど・・・。

ひとつひとつの部屋を回って語りかけるのも良いですが、同じ条件を同時に掲示したいときには、一斉連絡が便利です。

対処方法:

ホストは、すべてのブレークアウトルームにメッセージをブロードキャストして、参加者全員で情報を共有することができます。

  1. ミーティングコントロールでブレークアウトルームをクリックします。
  2. [全員にメッセージをブロードキャストします]を選択し、メッセージを入力して[ブロードキャスト]をクリックします。
  3. メッセージはブレークアウトルームの全参加者に表示されます。
すべてのブレイクアウトルームにメッセージを配信する ブレイクアウトルームの管理 Zoom-Support

Zoom研修 運営ガイドブック 目次

受講生がブレイクアウト中、操作不具合や、講師への質問が発生した場合、どのようにしたらいいでしょうか?

対処方法:

  1. ブレイクアウトルームの参加者は、メニューバーの [ヘルプを求める] をクリックして、ホストにミーティングに参加するようリクエストすることができます。
  2. [ホストを招待]をクリックします。
  3. ホストは、リクエスト送信元のルームに参加するよう促されます。[ブレイクアウトルームに参加する]をクリックして、ルームに参加します。
ヘルプを求める ブレイクアウトルームの管理 Zoom-Support

Zoom研修 運営ガイドブック 目次

zoomのブレイクアウトルームは、ホストが参加者を割り当てることができます。
そして、ホスト自身は、各ブレイクアウトルームに任意で参加することができます。

参加者の名前の横に、ステータスの表示があり、参加者が「参加しているのか」「退出しているのか」がわかるようになっています。

ブレイクアウトルームの準備段階でわかりやすい部屋の名前を付けておき、事前にどのルームに受講生を案内するのかを決めておくと良いでしょう。

対処方法:

ブレイクアウトルームが開始されると、割り当てられた参加者はブレイクアウトセッションに参加するように求められます。主催者は、手動でセッションに参加するまでメインミーティングにとどまります。参加者がまだセッションに参加していない場合は、名前の横に(参加していません)と表示されます。

  • 参加:ブレイクアウトルームに参加します。
  • 退出:ブレイクアウトルームを退出して、メインセッションに戻るか、ミーティングを退出かを選択できます。
  • すべてのセッションを停止:主催者と参加者に表示される60秒のカウントダウン後にすべてのルームを停止し、すべての参加者をメインミーティングに戻します。
進行中のブレイクアウトルームを管理する ブレイクアウトルームの管理 Zoom-Support

Zoom研修 運営ガイドブック 目次

zoomの画面共有では、デスクトップ全体とアプリケーション全体、ファイル全体を選ぶことが可能です。
さらに、画面の一部分だけを共有することもできます。

やり方:

  1. メニューバーにある「画面の共有」をクリック。
  2. 選択画面の「詳細」をクリックし、「画面の部分」をクリックしてから「画面の共有」ボタンをクリック。
  3. グリーン色の枠の中が画面共有されています。
    ※この例では、zoomのメイン画面を、「画面の部分」で画面共有しています。
  4. 切り抜く箇所を選択移動中はオレンジ色になり、画面共有されません。

 

画面の共有「詳細」の中に「画面の部分」がない場合の対処:

「ユーザーのデスクトップ/画面共有を無効にします」がオフでないと「画面の部分」が表示されません。

  1. zoomの https://us04web.zoom.us/signin へサインインする。
  2. 設定(https://us04web.zoom.us/profile/setting)を開く。
  3. ミーティングにて(基本)の中にある「ユーザーのデスクトップ/画面共有を無効にします」をオフにする。
    部分の共有

 

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投稿by ノビテクBlog管理人
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