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効果的なOJT計画のガイドライン
人的資本経営の推進によって、人材の育成がますます重要な経営課題となっています。中でも、広く採用されるOJT（On the Job Training）は、実践的な学習を通じて組織全体の能力を向上させる効果的な手段として再評価されています。本記事では、効果的なOJTの計画と実施におけるガイドラインを解説します。
目次
OJTとは
OJTの正式名称は「On the Job Training（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）」です。新人や部下・後輩に対して、職務上の先輩や上司が、仕事や業務を通じて指導し、職務上必要な能力を計画的・重点的・継続的に育成手法として広く導入されています。対照的に、Off-JT（オフ・ザ・ジョブ・トレーニング）は業務から離れて行う訓練方法を指し、研修や独学がOff-JTにあたります。
OJTの目的と効果
OJT（On-the-Job Training）の主な目的は、職務に求められる能力を実践的に習得することです。この取り組みを通じて、従業員のスキル向上、組織文化の浸透、協力体制の構築、自己成長の促進、といった幅広い効果をもたらします。
以下に、OJTがもたらす効果を解説します。
- スキルの習得と向上
OJTは、実際の業務現場での学習を通じて、従業員が必要なスキルや知識を効果的に習得できる環境を提供します。トレーニー（指導を受ける人・新人）は、トレーナーから直接指導を受けながら、業務を遂行することで、スキルを向上させることができます。 - 組織文化の浸透
OJTは、新しいメンバーに組織の文化や価値観を理解させる手段としても利用されます。トレーニーは、実際の業務を通じて組織のルールや役割期待を学び、組織文化を身につけることができます。 - 協力体制の構築
OJTは、新しい従業員が他のチームメンバーや上司と連携し、効果的な協力体制を築く場となります。実務経験を通じて、同僚とのコミュニケーションや協力の方法を学び、チームの一員としての役割を確立します。 - 自己成長の促進
OJTは、従業員の自己成長とキャリアの発展を促進します。実際の業務での経験を通じて、自己評価や強み・弱点の理解が深まり、キャリアの次のステップに向けて準備をする手助けをします。
OJTの対象者
OJT（On-the-Job Training）の対象者の中で、訓練・指導を受ける側のことをトレーニーと呼びます。主に新入社員を対象としますが、それ以外にも、中途採用者や配置転換などで異動した社員のように、新たな業務スキルを身につける必要がある場合にも利用されます。
OJTのトレーニーとなる対象者
以下は、対象者別のOJTのアプローチとメリットです。
新入社員
新入社員は、組織に初めて参加する人々です。OJTは彼らにとって特に重要であり、以下の理由から効果的です。
- 基本スキルの習得
新入社員は、業務の基本スキルを身につける必要があります。OJTによって、具体的な業務手順やツールの使い方などを実践的に学べます。 - 組織文化の理解
組織の文化や価値観の理解も重要です。OJTを通じて、組織のルールや期待される役割を実際の業務と結びつけて学ぶことができます。 - 同僚との関係構築
新入社員は、同僚との関係を築く機会が必要です。OJTにおいて、チームメンバーや上司と連携し、効果的なコミュニケーションや協力の方法を学ぶことができます。
中途採用者
中途採用者にとってのOJTのメリットは次のとおりです。
- 新たな業務への適応
新しい組織やポジションに適応するためには、既存のスキルを適切に転用、あるいは今までの経験や学習を一度手放すことが必要となるかもしれません。OJTを通じて、新たな業務に関するスキルや知識を効果的に習得できます。 - 組織特有のプロセスの理解
各組織は特有の業務フローがあったり、独自のツールを使用していたりすることがあります。OJTによって、その組織特有の業務フローを理解し、スムーズに業務を遂行できるようになります。
配置転換、部署異動した社員
OJTは、異動した社員にとっても以下のようなメリットがあります。
- 新しい役割への適応
異動した社員は新しい役割への適応が求められます。OJTによって、新しい職務に必要なスキルや知識を速やかに習得し、生産性を維持します。 - チーム内の変化への対応
チーム内での異動は、同僚や上司との関係に影響を与えることがあります。OJTを通じて、新しいポジションでの適切な役割と責任を理解し、チームでの協力を促進します。
OJTのトレーニー対象者はこの3種類があります。それぞれの経験、バックグラウンド、目標に合わせてカスタマイズされたトレーニングが必要になります。OJTは、これらの異なる対象者に対して、スキルの習得、組織文化の浸透、新しい職務への適応を支援する重要なトレーニングといえます。
OJTの進め方ガイドライン
OJTを効果的に進めるには、計画的なアプローチと注意深い実行が不可欠です。OJTを行う前に、まず目的や役割を明確にし、実務に基づいた計画を立てます。OJTの途中ではトレーニーとトレーナーが共に進捗を確認し、トレーナーは随時フィードバックを行います。最後にOJT全体の評価と成果確認を行い、今後の成長へとつなげていきます。
OJTの進め方ガイドライン概要
以下に、OJTの進め方ガイドラインを補足解説します。
計画の策定
- OJTの目的と目標を明確に定義し、トレーニーに期待される成果を明示します。
- トレーニーとトレーナーの役割と責任を明確にし、相互の期待を共有します。
育成計画書の作成
- OJTで習得する業務知識やスキルを書き出し、習得時期の順序付けを行います。
- 実務で実際に行う業務やプロジェクトのスケジュールも記載し実践的な学習を促進します。
- フィードバックを受け取る機会や評価の方法を組み込みます。
実務での学習
- トレーニーは実際の業務現場で学習し、トレーナーによる指導を受けながら業務を遂行します。
- トレーニーとトレーナーは定期的な面談を通じて進捗状況を確認し、成果や課題について共有します。
フィードバックと改善
- OJTの責任者(上司や人事担当)は、トレーニーとトレーナー双方からのフィードバックを収集し、プログラムの改善点を特定します。
- カリキュラムや進行方法を柔軟に調整し、トレーニーの成長に適した環境を提供します。
評価と成果の確認
- OJTプログラムの最後に、トレーニーのスキル習得度や成果を確認します。
- 業務知識やスキルの定着度を確認し、トレーニーの自己評価や次のステップに向けたアクションプランを共有します。
OJTを進める具体的なステップ
ガイドラインを「育成計画」と「実施」に分け、より具体的なステップにして解説します。
育成計画のステップ
- １）組織の将来的なニーズに基づいて求められる人材像を定義し、採用や人事評価の方針を策定します。
- ２）具体的な育成計画を作成します。この計画には、習得すべき業務内容や目標を達成するための指標、期日が含まれます。
- ３）トレーナー（指導担当者）を選定し、彼らに対して事前に説明会を行います。この説明会で、トレーニーに習得してもらいたい業務知識やスキル、OJTのスケジュールを明確に伝えます。また、評価基準やトレーナーとしてのゴールも明示します。
- ４）人材育成担当者や上司が、トレーニーとトレーナーを引き合わせて紹介し、OJTの目的や育成計画についての情報を共有します。
- ５）トレーニーとトレーナーは、育成計画の理解を合わせ、トレーニー自身の成長目標や希望を考慮して育成計画を調整します。その後、実施計画をまとめて上司に提出し、承認を得ます。
- ６）承認後、OJTを実施します。
実施には次に示す「4段階職業指導法」が取り組みやすいでしょう。
実施のステップ「4段階職業指導法」
- １）トレーナーとトレーニーが、それぞれの役割や業務範囲を確認し、トレーニーは、トレーナーが実際に業務を行う様子を観察します。
- ２）一区切りを終えた後、トレーナーは今行った業務内容を解説します。
- ３）次にトレーニーが実際に業務を行います。
- ４）トレーナーは、トレーニーの業務遂行をチェックし、正しい手順で行われているか、作業の品質、スピードなどを評価し、フィードバックを行います。
このステップは「4段階職業指導法」の「Show（やって見せる）, Tell（説明する）, Do（やらせてみる）, Check（評価する）」に基づいています。このステップを繰り返すことで、トレーニーが独自に業務を遂行できるようになることが目標です。
上記のプロセスにより、OJTは組織全体でフォーマルに実施され、新入社員や従業員の成長を促進します。
まとめ
OJT（On the Job Training）は、組織が競争力を保ち、成長を遂げるための重要な戦略の一つです。計画的なアプローチと継続的な改善を通じて、OJTは従業員のスキル習得、組織文化の浸透、協力体制の強化、自己成長の促進など、組織に多くのメリットをもたらします。新たな職務や環境に適応するための柔軟性を育むOJTの方法論は、組織の成功に不可欠な要素として、今後ますます重要性を増していくでしょう。
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