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第2章 部下と関わる「場・環境」をつくる【3】報告のタイミングを育成の場に変える

報告のタイミングを育成の場に変える|第2章 部下と関わる「場・環境」をつくる【3】

報告のタイミングを育成の場に変える

管理職も部下と同様、日常業務に追われることが多いため、「部下指導に時間をかけるのがなかなか難しい」と言われる方が多くいます。

しかし、そんな方でも日常業務の中で、日々、部下から業務報告は受けているはずです。そこで、このときをチャンスと捉え、部下を指導すればいいのです。

部下を指導するときは一般的に、

1.部下との距離を縮め、心を開いてもらう
2.部下の話を聴き、現状を把握するとともに気持ちを理解する
3.部下をほめてやる気を引き出し、同時に悩みがないか聴く
4.具体的なアドバイスをする

このようなステップを踏むことが多いと思います。

こうしたステップを毎日の仕事の中に組み込んでいきましょう。

予定する

これまでに解説してきたように、日々のあいさつを通じて部下の心を開いたり、「5分間の世間話」で気持ちを理解することは可能です。それと同様に、日常の仕事を通じて部下にアドバイスを与えることもできます。

報告の機会に、いい業績を上げたり、仕事の進め方で工夫している点などを見つけたら、すかさずほめてやる。仕事に対して前向きに取り組んでいる姿勢が見えたら、きちんとねぎらってやる。それだけで、部下のモチベーションは大きく高まります。

そうして、部下を前向きな気持ちにしたところで、適切なアドバイスを与えられれば、指導の効果も高まるでしょう。

メールで報告を受けることが多くなってきているでしょうが、やはりフェイス to フェイスの方がより効果的です。

また、ここでもネガティブな物言いはできるだけ避けましょう。

ところで皆さんは、部下にどのくらいのペースで報告を求めていますか?

個人的には、報告は頻繁であればあるほどいいと考えています。若手社員であれば、毎日報告を義務づけてもいいでしょう。

普段から報告を受けていれば、部下が置かれている状況を的確に把握できます。そのため、部下が壁にぶつかったときもいち早くフォローできるでしょう。

また、万が一トラブルが起こっても、大問題になる前に解決できるため、解決までの時間や手間が少なくてすむのです。

頻繁に報告させることは、部下との距離を縮める効果もあります。

短時間の報告会をつくる

心理学的に言えば、人は頻繁に接触する人ほど親しみを持ちます(単純接触効果、あるいは「ザイアンスの法則」と呼ばれる)。

 1カ月に1時間顔を合わせて話をするより、毎日3分ずつ時間をつくってこまめに報告を受ける方が、部下との絆は強まるでしょう。 特に、営業部門など外回りの時間が長い部門では注意が必要です。 全メンバーが社内で仕事をしている部署なら、部下とのコミュニケーションも活発に行いやすいでしょう。しかし、メンバーと顔を合わせる時間が短い場合は、そうはいきません。

そこで、意識して報告の時間を確保するのです。

例えば、「朝9時から30分は、報告を受ける時間」などと決めておけば、自分のスケジュールも立てやすいですし、部下も心構えができて助かると思います。

POINT 報告を受ける時間を増やし、部下を指導する

 

次の記事はこちら
営業同行で部下の特徴を見抜く
第2章 部下と関わる「場・環境」をつくる【4】

 

この記事は、2014年発刊の大林伸安・著である書籍「目標達成し続けるリーダーの「できない部下」を「デキる部下」に変える7つのこと (アスカビジネス) 」を基に、メールマガジン「ノビテク通信」向けに再編集、配信した「目標達成し続けるリーダーの「部下」を育てる7つの基本」です。内容や名称、肩書きなどは当時のままとなっておりますことご了承ください。

著者:大林伸安(おおばやしのぶやす)

大林伸安

株式会社ノビテク 代表取締役
教育担当者支援マガジン NOBETECH MAGAZINE 発行人
英国国立ウェールズ大学大学院経営学修士(MBA) 、アクションラーニング学習コーチ。

教育研修事業、講演事業、情報発信事業など人材育成に関わる事業を展開する。日本一の規模の研修実施プロジェクトを講師側総責任者としてプロデュースし、完遂させた実績を持つ。競合会社の経営者が集う「研修業界経営者サミット」では、業界のリーダーたちと研修業界の未来を一緒に考える。

著書:
『仕事が楽しくなる!25のルール』 ダイヤモンド社
『目標達成し続けるリーダーの「できない部下」を「デキる部下」 に変える7つのこと』 明日香出版

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